εικόνα

Getty Images

Σε οποιοδήποτε ιατρικό γραφείο, ο ρεσεψιονίστ ελέγχει όλα: τα βιβλία, τα τηλέφωνα και ο οποίος παίρνει ένα ραντεβού. Έτσι είναι υπέρ σας να φτάσετε στην καλή του πλευρά. Από τη συμπλήρωση των εγγράφων σας εκ των προτέρων για να ζητήσετε τις σωστές ερωτήσεις, εδώ είναι χρήσιμες συμβουλές για να κάνετε ωραία με το προσωπικό του γιατρού σας μπροστά.

1. Η κατάθεση εγγράφων εκ των προτέρων για ένα ραντεβού για πρώτη φορά βοηθά όλους.

Παρόλο που δεν εξασφαλίζετε κατ ‘ανάγκη περισσότερος χρόνος με τον γιατρό σας, φροντίζοντας για νέα έγγραφα ασθενούς πριν φτάσετε στο γραφείο – είτε μέσω ηλεκτρονικών ιατρικών αρχείων (EMR) είτε μέσω φαξ – είναι μια καλύτερη χρήση του χρόνου όλων. “Τα περισσότερα ιατρικά γραφεία μεταβαίνουν στο EMR”, λέει ο Wendy Winstead, διευθυντής γραφείου για τον Nicholas Nikolov, MD, πλαστικό χειρουργό με έδρα την Καλιφόρνια. “Όταν καλείτε και κάνετε μια συνάντηση, ρωτήστε εάν είναι μια επιλογή, αν ναι, θα σας δώσουν έναν κωδικό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνδεθείτε και να αρχειοθετήσετε”. Μόλις ολοκληρωθεί, θα πρέπει να υπογράψετε μόνο μερικές φόρμες συγκατάθεσης όταν φτάσετε στο γραφείο, πράγμα που σημαίνει ότι εάν ο γιατρός τρέχει μπροστά από το χρονοδιάγραμμα, ίσως μπορεί να σε δει αμέσως. Η υποβολή των εγγράφων σας ηλεκτρονικά ή μέσω φαξ εξοικονομεί επίσης τον ρεσεψιονίστ από το να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε τις πληροφορίες σας, γι ‘αυτό κάνετε την ημέρα ευκολότερη, την οποία πιθανότατα θα θυμάται. Αν η κατάθεση δεν είναι επιλογή, ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι θα εμφανιστείτε μέχρι το πρώτο ραντεβού σας 15 λεπτά νωρίτερα, έτσι ώστε οι γραφειοκρατικές εργασίες να μην αφαιρεθούν από τον χρόνο σας με τον γιατρό.

2. Είναι δική μου δουλειά να μην βάλω την κλήση σας.

Ναι, είστε υπό έλεγχο. Εκτός εάν καλείτε με έκτακτη ανάγκη, οι περισσότεροι ρεσεψιονίστ θα σας καλέσουν γιατρό. Αν συμβαίνει αυτό, μην αφήνετε τα πράγματα ανοιχτά. ενημερωθείτε σχετικά με τη διαθεσιμότητά σας. Οι ρεσεψιονίστ με τους οποίους μιλήσαμε συνιστούμε να λέτε κάτι σαν το εξής: “Είμαι ελεύθερος μόνο μεταξύ 2 μ.μ. και 4 μ.μ. – μπορεί να μου τηλεφωνήσει εκείνη την ώρα;” Όπως και ο καθένας με μια λίστα με to-dos, οι γιατροί ανταποκρίνονται στους περιορισμούς και τις προθεσμίες όταν δίνουν προτεραιότητα. Εάν ο γιατρός είναι κατανοητός σε ψηφιακό επίπεδο, σκεφτείτε να ζητήσετε από τον ρεσεψιονίστ να του στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους σας (και να σας αντιγράψει) – μπορεί να σας βοηθήσει να προωθήσετε μια πιο άμεση ανταπόκριση.

3. Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να μάθετε τι είναι πραγματικά ο χρόνος αναμονής σας.

Δεν είναι ότι οι ρεσεψιονίστ ψέματα σκόπιμα για το χρόνο αναμονής, αλλά υπάρχει ένας λόγος που οι γιατροί τους λένε να κρατήσουν τα πράγματα κάτω από περιτύλιξη. Με βάση τη ροή των ασθενών – και πόσο χρόνο θα πάρει κάθε ραντεβού – ο Winstead λέει ότι ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να ανακατευτεί γύρω από τη σειρά των ραντεβού. “Αν κάποιος πρόκειται να είναι μέσα και έξω, προσπαθούμε να τους κάνουμε με την ευγένεια να τους πιέζουμε μπροστά από ένα μακρύτερο ραντεβού”, λέει. Για να πάρετε μια πιο ξεκάθαρη εικόνα για το πού βρίσκεστε στη γραμμή, ο Winstead συνιστά να ζητάει από τον ρεσεψιονίστ την πονηρή, με ψιθυρισμένους τόνους. Και θυμάστε: “Είναι όλο στο τόνο σας. Αν είστε πιο κατανοητοί, κατανοούμε καλύτερα”, προσθέτει. Εάν αισθάνεστε άβολα ζητώντας να περιμένετε άμεσα, ο Winstead προτείνει να σας ρωτήσω αν έχετε χρόνο να πάρετε ένα γρήγορο φλιτζάνι καφέ. Θα έχετε μια αρκετά σαφή ιδέα για το χρόνο αναμονής σας ανάλογα με την απάντησή της.

4. Εκτιμούμε την ειλικρίνεια.

Ο Winstead θυμάται έναν συγκεκριμένο ασθενή, ο οποίος κάλεσε το γραφείο δύο ημέρες πριν από έναν γάμο για να ζητήσει “έκτακτη” Botox. “Πρώτα απ ‘όλα, το Botox δεν είναι επείγουσα ανάγκη – χρειάζονται αρκετές μέρες για να κλωτσήσει. Δεύτερον, οι άνθρωποι γνωρίζουν καλά για τους γάμους πολύ νωρίτερα – οπότε γιατί να καλέσετε δύο μέρες πριν από την εκδήλωση;” Η Winstead λέει ότι θα ήταν πολύ πιο πιθανό να βοηθήσει τον ασθενή εάν είχε καλέσει και παραδέχτηκε ότι είχε «αποσταλεί εντελώς» για το γάμο και θα εκτιμούσε να πιέζεται μέσα. Μπορεί να είναι αλλιώς εάν αφήσατε έναν ρεσεψιονίστ να γνωρίζει την κατάστασή σας, και είναι εντάξει με σύντομη επίσκεψη, θα εκτιμήσουν πιθανώς την ειλικρίνειά σας και θα προσπαθήσουν να σας βοηθήσουν.

5. Έχετε περισσότερες πιθανότητες να πάρετε αυτό που θέλετε το πρωί.

Εάν προσπαθείτε να φτάσετε στο γιατρό μέσω τηλεφώνου, καλέστε νωρίς. “Το πρωί, όλοι οι ρεσεψιονίστ είναι εκεί για να απαντήσουν στα τηλέφωνα σε αντίθεση με τα μέσα της ημέρας, όταν τα μισά θα γίνουν μεσημεριανά”, λέει ο Winstead. Το ίδιο ισχύει και για τον προγραμματισμό: Εάν ο στόχος σας πρόκειται να δει γρήγορα, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα από τα πρώτα κουλοχέρηδες της ημέρας. “Θα υπάρξει λιγότερος χρόνος αναμονής, αφού ο γιατρός δεν θα τρέξει αργά από άλλους ασθενείς μπροστά σας”, λέει ο Winstead. Κατά την κράτηση ενός ραντεβού, είναι επίσης σοφό να ζητήσετε από τον ρεσεψιονίστ τι είδους άλλα ραντεβού έχει ο γιατρός πριν από τη δική σας. “Γενικά, οι διαβουλεύσεις για νέους ασθενείς διαρκούν το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, επομένως προσπαθήστε να προγραμματίσετε μακριά από αυτές αν ανησυχείτε για καθυστερήσεις”, προσθέτει ο Winstead.

6. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τη λίστα αναμονής.

Εάν υπάρχει μεγάλη αναμονή για να πάρετε ένα ραντεβού, ζητήστε να τεθεί σε λίστα αναμονής – αλλά μην περιμένετε να σας καλέσει το γραφείο. “Καλέστε τους κάθε μέρα”, λέει ο Shannon Clark, ένας ρεσεψιονίστ για μια κλινική φυσικής θεραπείας στη Νέα Υόρκη. “Όταν ο ρεσεψιονίστ συνειδητοποιεί ότι δεν πρόκειται να σταματήσετε να καλείτε μέχρι να ικανοποιηθούν οι ανάγκες σας, είναι πιθανό να βρείτε ένα μέρος για σας.” Ο Winstead προσθέτει, “Είναι πάντα καλύτερο να χαιρετίσουμε τον ρεσεψιονίστ με το όνομα”. Θα σας βοηθήσει να την αγαπάτε και θα την αποτρέψετε από το να είναι αγενής σε σας. Ό, τι κι αν κάνετε, “μην αφήνετε ένα μήνυμα – αυτό είναι κάτι περισσότερο γι ‘αυτήν”, λέει ο Winstead. Αντίθετα, προτείνει να τηλεφωνήσετε μέχρι να μπορέσετε να πάρετε κάποιον στο τηλέφωνο.

7. Οι ρεσεψιονίστ εκτιμούν τα δώρα διακοπών.

Αν ο στόχος σας είναι να είστε σε θέση να πραγματοποιείτε ραντεβού τελευταίας στιγμής σε ένα πολυάσχολο γραφείο, μεταφέρετε διακοπές για τους ανθρώπους που εργάζονται στα βιβλία, όχι μόνο για το γιατρό. Ο Winstead λέει ότι οι γιατροί σπάνια μοιράζονται δώρα με τους ρεσεψιονίστες. Δεν είναι δωροδοκία, καθαυτό, αλλά ένας τρόπος να βοηθήσετε τους ρεσεψιονίστ να θυμούνται ποιοι είστε, εξηγεί ο Winstead. Προσθέτει ότι οι άνθρωποι που φέρνουν στη ζωή τους τείνουν να είναι ευκολότεροι ασθενείς, γεγονός που κάνει τους ρεσεψιονίστ να αισθάνονται πιο άνετα για να τους πιέσουν.

8. Ορισμένες ώρες του μήνα και του έτους είναι πάντα πιο απασχολημένες από άλλες.

Πληρώνει για να μάθει πότε το γραφείο του γιατρού σας είναι πολυάσχολο – για παράδειγμα, οι ob-gyns συχνά λαμβάνουν εισροή κλήσεων και ραντεβού τελευταίας στιγμής στο τέλος ενός μήνα, όταν οι συνταγές ελέγχου των γεννήσεων τείνουν να εξαντληθούν. Σε γενικές γραμμές, τα περισσότερα ιατρικά γραφεία παραλαμβάνουν το τέλος του έτους, γύρω στο Νοέμβριο και το Δεκέμβριο, αφού οι ασφαλιστικές αφαιρέσεις επαναφέρονται την 1η Ιανουαρίου. Ζητάτε πάντα από τον ρεσεψιονίστ σας όταν είναι καλύτερο να καλέσετε εάν πρέπει να κλείσετε ραντεβού κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολες περιόδους.