papir

Thinkstock

Svaki od nas ima svoj jedinstveni, čudan sustav za rukovanje svakodnevnim napadom dolazne pošte i radova, a većina nas spada u jednu od dvije kategorije: piler, ako vaš instinkt stavlja papire u hrpe sličnih papira – to je razlog zašto imate puno hrpice po cijeloj kući. A filer, ako želite spremiti papir iz vidokruga, u mape koje ste vjerojatno označili i uredno uredili u ormarima.

Slabašnost oba sustava je ta da možete nositi svaki komad papira tri ili četiri puta prije nego što završite s njom. Neučinkovita! I često završite sa stotinama stranica godišnje koje vam ne trebaju. Evo kako pojednostaviti sustav i izaći iz pileupa.

ja sam…

filer Piler
Što se stvarno događa Ti si čuvar. Volite objesiti na sve, od financijskih zapisa do članaka iz časopisa. Koristite papir kao vizualni popis obveza. “Vidjeti račun vas podsjeća da to platite”, kaže Lorie Marrero, autorica The Clutter Dijeta.
Vaš novi cilj Oštro ograničiti papire koje se podnose i početi pražnjenje starih datoteka. Pojednostavite svoj sustav za obradu dolaznog papira, koji će spriječiti hrpe.
Vaša nova strategija Guru Davidova korporativna produktivnost David Allen, autor knjige Getting Things Done, kaže da se sve dolazne stvari trebaju rješavati na jedan od četiri načina:

2-minutni prijenos: Ako držite papir i to će potrajati samo nekoliko minuta da se učini ono što treba obaviti, učinite to upravo sada. Nazovite tu tvrtku ili pribilježite to brzo zahvalno bilješku, a zatim izbacite papir.

Sakriti / reciklirati: Neželjene stranice odmah se bacaju. Uništite sve s identifikacijom banke ili brojeva socijalne sigurnosti na njemu. (Neki ljudi vole uništiti bilo što s njihovim imenom i adresom na njemu, kaže Marrero.) Koristite kante za reciklažu za kataloge, časopise i novine – samo prvo odrezite poštansku oznaku.

Stavite ga u ladicu za čitanje: Za časopise ili kataloge želite proći.

Stavite ga u koš za smeće: To plitko pristigla pošta (ne više od 6 ili 7 inča duboko) za sve radove koji zahtijevaju radnju, kao što je plaćanje računa ili podnošenje. Obavite 20-minutni datum sa sobom dvaput tjedno kako biste obradili svaku stavku u smeću. Niste učinili sve dok kutija nije prazna.

Kako rukovati zakašnjenjem Napravite tri sata od 2 sata sa sobom i prođite kroz svoje datoteke kako biste izbacili nepotrebne stranice. Riješite se svakog papira koji niste gledali u dvije ili više godina i ne trebate. (Govorimo o zgnječenim receptima i stare bilješke za sebe.) Ako su financijski ili porezni dokumenti, provjerite kod svog računovođe. Kada Action Bin počne prelijevati, zakažite dodatni datum Akcijske baze. Ovime vas zabranjuje označavanje mapa “Miscellaneous” ili “General”. “Nikad se nećete zapamtiti što je tamo”, kaže Marrero. Umjesto toga, navedite točnu mapu točno (“Pisma od bake”).

Držite se za vrijeme

Koliko dugo? Zašto?
Bankovna priznanja 1 mjesec Uništite čim potvrdite da je mjesečna izjava točna. Obavezno ih rastrgajte jer neki uključuju vaš puni broj bankovnog računa.
Izjave banaka 1 godina Nakon što se računi provjere i štednje uskladite, potražite izvješća o bankovnim računima i spremite godinu dana. Posavjetujte se s računovođom o održavanju izvornika ako trebate dokazati porezne olakšice. Spremite godišnju izjavu za 7 godina u slučaju da dobijete reviziju.
Izjave o kreditnoj kartici 1 godina Nakon što potvrdite da je izjava točna, zadržite je dovoljno dugo da biste bili sigurni da su se vraćanja zabilježile (ako ste troškovi potraživanja kao porezni otpis, spremite je do poreznog razdoblja). Zatražite godišnju izjavu i držite ga 7 godina.
Zajmovi i hipoteke 1 godina Pričekajte do izlaska na kraju godine, a zatim rastrgajte mjesečne ili tromjesečne izvještaje. Nastavite to činiti dok se zajam ne isplaćuje u cijelosti. Spremite porezne oblike hipoteke za 7 godina.
Medicinski zapisi 1 godine ili dok se ne isplati Trebat će vam da potražite visoke troškove kao porezne otpisne naknade. Spremite neplaćene račune dok ih ne isplaćuje, a zatim spremite konačni dokaz o plaćanju za jednu godinu.
Porezni dokumenti 7 godina IRS obično ne vrši reviziju više od sedam godina (sve dok nema sumnje na prijevaru), tako da sačuvate svu dokumentaciju (potvrde, porezne obrasce, godišnje izvještaje o prihodima) koji podupire podatke o vašoj poreznoj prijavi tek toliko dugo. Imajte na umu da možete skenirati porezne dokumente i spremiti ih na svoje računalo. Spasiti vraća zauvijek.
Računi za poboljšanje kućanstva Dok ne prodate Dokaz o potrošnji ponekad se može koristiti za snižavanje poreza. I trebat će vam računi ako kupac želi potvrdu da je novi krov stvarno nov.
Izvješća o ulaganjima neodređeno Za investicije, zadržite sve primljene transakcije i papire te godišnje izvještaje zauvijek.

Držite zauvijek

Ako je nezamjenjivo – kao niže navedene stavke – spremite je u sef. (Razmislite o prvom skeniranju dokumenata u računalo tako da imate i kopiju.)

Obitelj: Potvrde o rođenju i smrti; krštenje i potvrde o potvrdi; potvrde o braku; uredbe o razvodu; usvajanje radova; vojne službe i ispravan rad.

pravna: Želje i medicinske smjernice; Kartice socijalne sigurnosti, državljanstva ili evidencije o naturalizaciji; licence za obavljanje vaše struke; povjerenje ili punomoć. (Pazite da je kopija vaše volje s pouzdanim članom obitelji ili da on ima pristup vašem sefu.) Kod kuće držite putovnicu (nije loša zamisao da se svaka kopira u sigurnosno- depozitni okvir); pravni sporovi i ugovori (razvode, ugovori o radu); priznanje službe žirija.

Auto i nekretnine: Naslov i prodaja automobila; home djelo i polica osiguranja imovine (ako imate hipoteku, hipoteka tvrtka ima vašu notu); djela groblja.

Osiguranje i ulaganje: Potvrde o dionicama; police za životno osiguranje. Kod kuće, zadržite mirovine i mirovine ugovore.

Platne izjave: Nema potrebe za spremanjem tjednih ili mjesečnih čvora, ali spremite godišnje izvještaje u slučaju da trebate pokazati dokaz o zaposlenju.

Dodatne savjete za premlaćivanje papira potražite u: Zaustavite papirni papir za dobro