e etiquette rules

Jiu

Obavljanje velikih e-mail poruka je mnogo lakše nego što mislite. Jedna minuta šaljete naizgled nedužnu e-poštu prijateljima i obitelji, samo da saznate da ste nesvjesno uvrijedili polovicu svog popisa kontakata. Mnogi od nas misle o cyber-prostoru kao casual areni gdje se sve može reći i učiniti za smijeh. Međutim, kako e-pošta postaje sve popularnija forma komunikacije, važno je mudro odabrati svoje riječi i biti svjesni o tome kome ih šaljete. Dakle, prije nego što iskoristite brzu poruku, pobrinite se da izbjegnete ove osam uobičajenih pogrešaka e-pošte.

1. Nemojte zlostavljati odgovor sve
“Odgovoriti je sve kao sol – treba ga koristiti samo kada je to potrebno i s oprezom”, kaže stručnjak za etikete Jodi Smith. Koristite samo odgovor sve kada svatko na popisu adresa zahtijeva vaš odgovor. Većinu vremena dovoljno je samo odgovoriti osobi koja vam je poslala e-poruku. Naravno, svaki program e-pošte prikazuje stvari drugačije, pa ponekad čak i ne ostvariti sve ste odgovorili sve dok vaš susjedni kabinet nježno ne obavijesti da je cijela tvrtka upravo primila vaš odgovor na novu politiku odobrenja za odmor. Prilikom odgovaranja na e-poštu, uvijek je dobra ideja da odvojite trenutak i potvrdite da se kreće samo do vašeg namjeravanog primatelja.

2. Budite oprezni s Bcc
Opcija “Bcc:” omogućuje vam da “slijepa kopija ugljika” kopira nekoga u e-poruci, a da nitko od ostalih primatelja ne zna. Korisno je u određenim slučajevima, primjerice, kada šaljete poruku na velik popis za slanje e-pošte i želite zadržati privatne adrese e-pošte ljudi ili kada zahtijevate informacije od grupe i želite osigurati da vam odgovori dolaze samo vama. No, Bcc’ing također može zapaliti, veliko vrijeme. Reci da ti e-poštu šalješkoj ženi iz PTA i Bcc vašeg najboljeg prijatelja kako bi mogla uzeti maglu; ako najbolji prijatelj udari sve odgovoriti, dama PTA će dobiti njezin odgovor i bit će vam uništeno. Najbolje pravilo Bcc: Nikad ga nemojte koristiti zbog nejasnih razloga!

3. Izbjegavajte slučajno proklinjanje
To je u redu za% * @ * ovaj ili {content} amp; @ # da, sve dok šaljete e-poštu prijatelju ili bliskoj suradnici, zar ne? Pogrešno. “Možda mislite da ste odsječeni nekome bliski vama, ali ako primatelj proslijedi tu e-poštu, više nemate nikakvu kontrolu nad onim što ste rekli”, objašnjava Smith. I znate kako se stvari mogu ponovno proslijediti, i opet, i opet. “E-mail je stalni dokument koji se uvijek može dohvatiti i koristiti protiv vas”, upozorava konzultantica etiketa Jacqueline Whitmore. Za ljude koji nisu upoznati sa vašim smislom za humor, psovanje može učiniti da izgledate neupućeno ili iznimno frustrirano, stoga imajte na umu sljedeći put kad želite dati malo pare e-poštom.

4. Nemojte biti lijen o gramatici
To je sklizak padina: Prvo, prestanite kapitalizirati prvo slovo rečenica. Zatim prestanite oblikovati cjelovite rečenice. Sljedeća stvar koju znate, čak i pozadina za ispravljanje pogrešne pravopisne pogreške, čini se previše naporna, bez obzira na to koliko je vaša upotreba gramatike dvostruko provjerena. Kada čak i šefovi e-pošte nemaju gramatičku ispravnost, lako je opustiti svoje standarde. Međutim, održavanje gramatike visokog stupnja čini da se istaknete – na dobar način. “U ovom gospodarstvu morate biti što je moguće poliraniji i profesionalniji”, kaže Smith. “Pogotovo u poslovanju, vaša sposobnost se ocjenjuje primjetnim ponašanjem. Loša gramatika, interpunkcija i pravopis mogu signalizirati nekompetentnost”.

5. Uvijek reagirajte
Nakon što se orijentira sadržaj pristigle pošte na zauzet radni dan, lako je zaboraviti kružiti natrag i odgovarati na poruke. Odvojite vrijeme da odgovorite dok idete (čak samo da kažete da ste dobili e-poštu) i izbjeći ćete stalni, prigovarajući osjećaj da ste nešto zaboravili. Općenito, pokušajte odgovoriti na poruke e-pošte u roku od 24 sata. Međutim, “ne morate odgovoriti na svaku e-poruku”, kaže Whitmore. “Na primjer, ako vam netko zahvaljuje u e-poruci, ne morate ih e-poštom reći da vam zahvaljujemo na zahvalnosti. Koristite svoju najbolju odluku.”

6. Pazite na prekoračenje velikih slova
U zemljama e-pošte, pisanje u svim velikim slovima znači da žanje u soni. Osim ako to ne želite, bolje je ukloniti gumb za zaključavanje kapa. “Istaknite jednu riječ, umjesto toga stavite * zvjezdice”, sugerira Whitmore.

7. Budite oprezni od preopterećenja pričvršćenja
11 fotografija vašeg novog štenca kojeg ste poslali svom najboljem prijatelju neće izgledati slatko kad njeni e-mailovi uzrokuju 11 minuta da bi se potpuno učitali ili potpuno uništili. “Uvijek zatražite dopuštenje prije slanja velikih privitaka”, savjetuje Whitmore. Ako ste u nedoumici, spremite dokumente u PDF formatu, što će spriječiti probleme s preuzimanjem.

8. Nema nepotrebne upotrebe čistoće
Ako uživate u korištenju emoticons (smileys, “iznenađeni” lice) i akronima (LOL, BTW, TTYL), barem ih izbacite iz svoje profesionalne korespondencije. Mogu biti zbunjujuće, zbunjujuće, ili još gore, čini da izgledate više kao visoki učenik nego pouzdani kolega. Jedna stvar koju biste trebali obuhvaćati u svim vašim poslovnim e-porukama: potpis koji vam daje puno ime, naslov, adresu posla i telefonski broj.